Pourquoi bien faire sa comptabilité ?

La comptabilité est souvent perçue comme un mal nécessaire pour répondre aux exigences gouvernementales (rapport de taxes et d’impôt), mais la comptabilité c’est beaucoup plus que cela. Dans cet article, vous aller découvrir que la pile de factures sur votre bureau recèle une grande quantité d’information financière. Bien faire votre comptabilité vous permettra de comprendre où votre argent va et de traduire vos factures en états financiers. Ces informations vous aideront à prendre des décisions sur l’avenir de votre entreprise.

Savoir où l’argent va

Beaucoup d’entrepreneurs gèrent leur entreprise en fonction du solde de leur compte bancaire, c’est-à-dire s’il y a beaucoup d’argent tout va bien alors que s’ils utilisent la marge de crédit, ils sont presque en faillite. Cette gestion quotidienne permet de s’assurer d’avoir la liquidité nécessaire pour payer les dépenses d’exploitation, mais cela empêche d’avoir une vision d’ensemble de la vitalité de l’entreprise.

La tenue de livres comptables permet d’avoir des outils pour analyser la vitalité de votre entreprise. D’abord, cette activité permet de classifier les revenus et les dépenses par catégorie. Par la suite, ces informations sont disponibles pour générer les états financiers suivants :

État des résultats : montre les revenus générés par l’entreprise et les dépenses engagées.

Bilan : présente ce que l’entreprise possède (actif), la portion qui est financé par des parties externes (passif) et ce qui appartient aux propriétaires (capitaux propres)

Dans les prochaines sections, vous verrez l’utilité d’avoir ses rapports pour faciliter la gestion de votre entreprise.

Suivi des comptes client et compte fournisseur

Le bilan renferme des informations importantes ayant un impact sur la liquidité de l’entreprise, il s’agit des comptes à recevoir (compte client) et les comptes à payer (compte fournisseur).

Régulièrement, on doit vérifier le solde des comptes à recevoir et s’assurer que les clients paient leur facture selon la politique en cours. La plupart des systèmes de comptabilité permettent d’obtenir un rapport dans lequel on trouve le solde à payer de chaque client par période de 30 jours.

On doit effectuer la même analyse pour les comptes à payer. Ainsi, on s’assure que l’état de compte fournit par le fournisseur est identique au solde à payer dans les livres de l’entreprise. En cas de disparité, on doit trouver ce qui distingue les deux documents.

Ces tâches permettent d’assurer une meilleure gestion des liquidités en s’assurant que les sommes dues sont encaissées et que les sommes à payer sont conformes aux achats.

Respect des lois fiscales

La tenue de livres comptables permet d’obtenir les données nécessaires pour se conformer aux lois fiscales. Par exemple, en comptabilisant les taxes perçues sur les ventes et les taxes payées sur les achats, il est plus facile de faire sa déclaration de taxes auprès des gouvernements. De plus, vous avez un document officiel à remettre aux représentants s’ils demandent une preuve de votre calcul. Il en est de même pour les déductions à la source et leur paiement auprès des instances gouvernementales. De plus, vous vous assurez de payer votre juste part dans le financement public.

L’état des résultats et le bilan vous permettent de faire votre déclaration fiscale avec plus de facilité, car vous avez toute l’information sous la main.

Connaître son coût de revient

L’inscription de chaque facture dans un système de comptabilité permet de regrouper les dépenses et les revenus par compte. Avec ces informations, on peut calculer son coût de revient.

Dans un premier temps, on doit isoler les dépenses en lien avec l’achat de matière première. Dans un deuxième temps, on identifie l’information concernant la main d’œuvre directe, c’est-à-dire les salaires et les avantages sociaux des employés travaillant directement à la réalisation des produits ou à la prestation des services. Enfin, on doit prendre compte des frais indirects de fabrication. Il s’agit de tous les autres frais nécessaire pour réaliser les ventes (exemple : les dépenses d’administration et de commercialisation). Puisque les frais indirects de fabrication ne sont pas des dépenses effectuées directement en lien avec la production de bien ou la prestation de service, ces dépenses doivent être réparties selon un inducteur de coût. Cet inducteur peut être le nombre d’unité produite, le nombre d’heure de main d’œuvre directe ou bien les heure-machine.

Maintenant, nous pouvons calculer le coût de revient

Coût de revient =(Matière première + Main d'oeuvre directe + Frais indirect de fabrication) / Nombre de produit fabriqué ou de service rendu durant la période

Améliore la prise de décision

Maintenant que la pile de factures s’est transformée en états financiers et que l’on a calculé son prix de revient, on peut utiliser ces informations pour améliorer la prise de décision.

Le calcul de différents ratios permet d’interpréter les états financiers. Un ratio, c’est un rapport entre deux éléments dont on interprète le résultat en fonction de certaines valeurs. Il existe de nombreux ratios. Je vous invite à consulter le document Analyse d’états financiers par ratios pour le P.-D.G. de PME rédigé par le ministère du Développement Économique, Innovation et Exportation du Québec.

On peut interpréter les états financiers en effectuant une analyse verticale. Pour ce faire, on calcule le rapport entre un compte de dépenses et les ventes pour l’état des résultats. Pour le bilan, on divise l’élément du bilan par le total de l’actif.

Quand on a accès aux données historiques de l’entreprise, on peut faire une analyse horizontale des états financiers.

Voici la formule à utiliser : (Élément de l'année en cours - Élément de l'année précédente) / Élément de l'année précédente

Pour améliorer l’interprétation des états financiers, il est préférable d’avoir les données historiques de l’entreprise et/ou les ratios de son secteur d’activité. Cette comparaison permet de s’assurer que l’on s’améliore dans le temps et de se comparer à des entreprises similaires.

Faire des prévisions financières

Avec l’ensemble des informations recueillies précédemment, nous avons l’information nécessaire pour réaliser des prévisions financières.

Les prévisions financières se préparent en tenant compte des données historiques de l’entreprise (les données réelles par compte, les ratios et les résultats de l’analyse verticale) et des possibilités qui se réaliseront dans la prochaine année.

Il est important de se fixer des objectifs, car c’est ainsi qu’on détermine la visée de l’entreprise. Sans objectif, on va nulle part.

Régulièrement, on doit faire une analyse horizontale entre le budget et les données réelles. Ainsi, on s’assure que l’entreprise est dans la bonne direction et que les écarts budgétaires sont explicables et pris en compte dans la prise de décision.

Faciliter les demandes de financement

Lors d’une nouvelle demande de financement, les organismes de développement économique et les institutions financières vous demandent toujours de présenter vos états financiers antérieurs et vos prévisions financières.

Ces documents permettent à l’intervenant de comprendre l’histoire financière de votre entreprise et de comparer votre projet d’investissement avec les prévisions financières.

Bien faire votre comptabilité vous permet d’avoir de l’information conforme à leur besoins et d’accroître votre crédibilité.

Maintenant que vous savez que la comptabilité ne sert pas seulement qu’à répondre aux exigences gouvernementales mais qu’il s’agit d’un outil de travail pour faciliter la prise de décision. La comptabilité vous permet de faire un suivi de la trésorerie de l’entreprise, de réaliser des états financiers et de les analyser, de faire des prévisions financières et de répondre facilement aux demandes des investisseurs.

Vous avez besoin d’aide pour bien faire faire votre comptabilité. Contactez-nous pour vous informez sur notre formation personnalisée en comptabilité.

Vous êtes travailleur autonome et vous avez des notions de comptabilité, vous pouvez consulter notre canevas de journal synoptique pour faire votre tenue de livre.

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