La comptabilité est souvent perçue comme un mal nécessaire pour répondre aux exigences gouvernementales (rapport de taxes et d’impôt), mais la comptabilité c’est beaucoup plus que cela. Dans cet article, vous aller découvrir que la pile de factures sur votre bureau recèle une grande quantité d’information financière. Bien faire votre comptabilité vous permettra de comprendre où votre argent va et de traduire vos factures en états financiers. Ces informations vous aideront à prendre des décisions sur l’avenir de votre entreprise.

Savoir où l’argent va

Beaucoup d’entrepreneurs gèrent leur entreprise en fonction du solde de leur compte bancaire, c’est-à-dire s’il y a beaucoup d’argent tout va bien alors que s’ils utilisent la marge de crédit, ils sont presque en faillite. Cette gestion quotidienne permet de s’assurer d’avoir la liquidité nécessaire pour payer les dépenses d’exploitation, mais cela empêche d’avoir une vision d’ensemble de la vitalité de l’entreprise.

La tenue de livres comptables permet d’avoir des outils pour analyser la vitalité de votre entreprise. D’abord, cette activité permet de classifier les revenus et les dépenses par catégorie. Par la suite, ces informations sont disponibles pour générer les états financiers suivants :

État des résultats : montre les revenus générés par l’entreprise et les dépenses engagées.

Bilan : présente ce que l’entreprise possède (actif), la portion qui est financé par des parties externes (passif) et ce qui appartient aux propriétaires (capitaux propres)

Dans les prochaines sections, vous verrez l’utilité d’avoir ses rapports pour faciliter la gestion de votre entreprise.

Suivi des comptes client et compte fournisseur

Le bilan renferme des informations importantes ayant un impact sur la liquidité de l’entreprise, il s’agit des comptes à recevoir (compte client) et les comptes à payer (compte fournisseur).

Régulièrement, on doit vérifier le solde des comptes à recevoir et s’assurer que les clients paient leur facture selon la politique en cours. La plupart des systèmes de comptabilité permettent d’obtenir un rapport dans lequel on trouve le solde à payer de chaque client par période de 30 jours.

On doit effectuer la même analyse pour les comptes à payer. Ainsi, on s’assure que l’état de compte fournit par le fournisseur est identique au solde à payer dans les livres de l’entreprise. En cas de disparité, on doit trouver ce qui distingue les deux documents.

Ces tâches permettent d’assurer une meilleure gestion des liquidités en s’assurant que les sommes dues sont encaissées et que les sommes à payer sont conformes aux achats.

Respect des lois fiscales

La tenue de livres comptables permet d’obtenir les données nécessaires pour se conformer aux lois fiscales. Par exemple, en comptabilisant les taxes perçues sur les ventes et les taxes payées sur les achats, il est plus facile de faire sa déclaration de taxes auprès des gouvernements. De plus, vous avez un document officiel à remettre aux représentants s’ils demandent une preuve de votre calcul. Il en est de même pour les déductions à la source et leur paiement auprès des instances gouvernementales. De plus, vous vous assurez de payer votre juste part dans le financement public.

L’état des résultats et le bilan vous permettent de faire votre déclaration fiscale avec plus de facilité, car vous avez toute l’information sous la main.

Connaître son coût de revient

L’inscription de chaque facture dans un système de comptabilité permet de regrouper les dépenses et les revenus par compte. Avec ces informations, on peut calculer son coût de revient.

Dans un premier temps, on doit isoler les dépenses en lien avec l’achat de matière première. Dans un deuxième temps, on identifie l’information concernant la main d’œuvre directe, c’est-à-dire les salaires et les avantages sociaux des employés travaillant directement à la réalisation des produits ou à la prestation des services. Enfin, on doit prendre compte des frais indirects de fabrication. Il s’agit de tous les autres frais nécessaire pour réaliser les ventes (exemple : les dépenses d’administration et de commercialisation). Puisque les frais indirects de fabrication ne sont pas des dépenses effectuées directement en lien avec la production de bien ou la prestation de service, ces dépenses doivent être réparties selon un inducteur de coût. Cet inducteur peut être le nombre d’unité produite, le nombre d’heure de main d’œuvre directe ou bien les heure-machine.

Maintenant, nous pouvons calculer le coût de revient

Coût de revient =(Matière première + Main d'oeuvre directe + Frais indirect de fabrication) / Nombre de produit fabriqué ou de service rendu durant la période

Améliore la prise de décision

Maintenant que la pile de factures s’est transformée en états financiers et que l’on a calculé son prix de revient, on peut utiliser ces informations pour améliorer la prise de décision.

Le calcul de différents ratios permet d’interpréter les états financiers. Un ratio, c’est un rapport entre deux éléments dont on interprète le résultat en fonction de certaines valeurs. Il existe de nombreux ratios. Je vous invite à consulter le document Analyse d’états financiers par ratios pour le P.-D.G. de PME rédigé par le ministère du Développement Économique, Innovation et Exportation du Québec.

On peut interpréter les états financiers en effectuant une analyse verticale. Pour ce faire, on calcule le rapport entre un compte de dépenses et les ventes pour l’état des résultats. Pour le bilan, on divise l’élément du bilan par le total de l’actif.

Quand on a accès aux données historiques de l’entreprise, on peut faire une analyse horizontale des états financiers.

Voici la formule à utiliser : (Élément de l'année en cours - Élément de l'année précédente) / Élément de l'année précédente

Pour améliorer l’interprétation des états financiers, il est préférable d’avoir les données historiques de l’entreprise et/ou les ratios de son secteur d’activité. Cette comparaison permet de s’assurer que l’on s’améliore dans le temps et de se comparer à des entreprises similaires.

Faire des prévisions financières

Avec l’ensemble des informations recueillies précédemment, nous avons l’information nécessaire pour réaliser des prévisions financières.

Les prévisions financières se préparent en tenant compte des données historiques de l’entreprise (les données réelles par compte, les ratios et les résultats de l’analyse verticale) et des possibilités qui se réaliseront dans la prochaine année.

Il est important de se fixer des objectifs, car c’est ainsi qu’on détermine la visée de l’entreprise. Sans objectif, on va nulle part.

Régulièrement, on doit faire une analyse horizontale entre le budget et les données réelles. Ainsi, on s’assure que l’entreprise est dans la bonne direction et que les écarts budgétaires sont explicables et pris en compte dans la prise de décision.

Faciliter les demandes de financement

Lors d’une nouvelle demande de financement, les organismes de développement économique et les institutions financières vous demandent toujours de présenter vos états financiers antérieurs et vos prévisions financières.

Ces documents permettent à l’intervenant de comprendre l’histoire financière de votre entreprise et de comparer votre projet d’investissement avec les prévisions financières.

Bien faire votre comptabilité vous permet d’avoir de l’information conforme à leur besoins et d’accroître votre crédibilité.

Maintenant que vous savez que la comptabilité ne sert pas seulement qu’à répondre aux exigences gouvernementales mais qu’il s’agit d’un outil de travail pour faciliter la prise de décision. La comptabilité vous permet de faire un suivi de la trésorerie de l’entreprise, de réaliser des états financiers et de les analyser, de faire des prévisions financières et de répondre facilement aux demandes des investisseurs.

Vous avez besoin d’aide pour bien faire faire votre comptabilité. Contactez-nous pour vous informez sur notre formation personnalisée en comptabilité.

Vous êtes travailleur autonome et vous avez des notions de comptabilité, vous pouvez consulter notre canevas de journal synoptique pour faire votre tenue de livre.

Souvent quand on pense à se lancer en affaires, on imagine que l’on doit acheter un immeuble ou louer un local, acquérir des équipements volumineux ou bien embaucher des dizaines d’employés. Alors que l’on peut très bien avoir une entreprise à la maison et réussir à en vivre et même devoir engager un ou deux employés.

Voici dix idées d’entreprise pour alimenter votre réflexion.

Aide à domicile

Pixabay-help-164755 1280Le vieillissement de la population et le désir des personnes du troisième âge de vouloir demeurer dans leur résidence provoquent une demande de service à domicile tels que l’aide à l’entretien ménager et la préparation des repas. Dans une autre sphère de la population, les familles ont également besoin d’aide, car entre les activités sportives des enfants, les activités familiales et le travail, il ne reste plus de temps pour l’entretien de la maison et du terrain.

Conseil aux PMEPixabay-calculator-925385 1280

Vous avez une expertise précise dans un domaine en particulier, telle la comptabilité, la commercialisation, la production ou les ressources humaines. Vous pourriez offrir vos services aux entreprises de votre région.

Organisateur d’événements

SplitShire-5507L’organisation d’événement peut être un véritable grugeur de temps pour les personnes inexpérimentées. En tant que professionnel de l’événement, vous pourriez prendre en charge les mariages, les assemblées générales, les lancements de produits/services, etc. Vous pourriez offrir vos services tant aux entreprises qu’aux organismes et citoyens de votre région.

Entretien paysagerPixabay-lawn-care-643561 1280

Au Québec, l’été passe tellement vite que certains ne veulent pas le perdre dans l’entretien de leur terrain. Il s’agit d’une opportunité pour les pouces verts d’offrir des services comme la tonte de la pelouse et l’entretien des plates-bandes auprès des particuliers et des entreprises de leur ville.

Conseiller en produits technologiques

Pixabay-icons-1312801 1280Les nouvelles technologies sont une passion pour vous. Pourquoi ne pas monétiser votre passion en offrant vos services pour conseiller les entreprises et les particuliers dans le choix de leurs équipements technologiques. Vous pourriez également offrir un service de dépannage pour aider vos clients à bien utiliser leurs nouveaux appareils.

Assistant virtuelPixabay-laptop-943559 1280

Avec les outils technologiques que l’on peut se servir aujourd’hui, il n’est plus nécessaire d’être sur place pour effectuer le travail, il est possible de profiter de ces possibilités pour travailler de la maison pour différents clients. Par exemple, vous pourriez faire des tâches de bureau comme le secrétariat, la gestion des médias sociaux, la comptabilité, etc.

Service de garde

SplitShire-6106Vous avez une grande maison, un grand terrain et un amour inconditionnel envers les animaux, vous pourriez utiliser ses ressources pour garder des animaux de compagnie. Vous avez un immeuble en bon état, vous pourriez l’utiliser pour l’entreposage de biens pour des particuliers ou des entreprises. Vous aimez les enfants, vous pourriez ouvrir une garderie privée dans votre maison.

Sauveur de VHSPixabay-video-673236 1280

La technologie évolue tellement vite que certains souvenirs demeurent prisonniers de médias que l’on peine à utiliser comme les VHS, les films 8 mm, les Beta, les diapositives … Tout le monde désire conserver ses souvenirs. Voilà une opportunité de rentabiliser le souhait de ces clients en convertissant leurs souvenirs dans un médium utilisable comme le DVD.

Entretien de sépulture

Pixabay-cemetery-959412 1280Les gens sont de plus en plus mobiles. Une nouvelle possibilité de carrière, une nouvelle flamme ou le désir de se rapprocher de ses petits-enfants peuvent être des incitatif pour s’installer dans une autre région. Malheureusement, il est plus difficile de rendre une visite à nos disparus et d’agrémenter le lieu de sépulture. Il s’agit d’une opportunité d’offrir ses services pour embellir l’endroit en fonction des besoins de la clientèle.

Photographe professionnelPixabay-camera-15673 1280

Vous avez de l’intérêt pour la photographie, vous pourriez offrir vos services pour les grands moments de la vie comme le mariage ou bien offrir vos services aux entreprises pour qu’elles puissent avoir des images professionnelles pour leur publicité. Vous pouvez aussi vous spécialiser dans la photo d’animaux de compagnie, par exemple.

Nota Bene

Les idées d’entreprises proposées par Microcrédit KRTB ne servent qu’à alimenter la réflexion de futurs entrepreneurs. Il n’a aucune certitude que l’idée est rentable dans notre région. Un plan d’affaires doit être rédigé. Nous pouvons vous aider à le rédiger. Contactez-nous.

Un espace collaboratif de travail offre des espaces de travail ouverts ou fermés, des salles de conférence et différents services à une clientèle composée de travailleurs autonomes, de télétravailleurs et à des entrepreneurs en démarrage.

Cet espace permet de briser l’isolement en favorisant des rencontres et le partage d’expérience entre les entreprises membres. On peut y rencontrer des traducteurs, des infographistes, des journalistes, des programmeurs, des comptables, des photographes, des consultants, etc. Certains y trouvent même des contrats.

Les services offerts varient d’un endroit à l’autre. Voici certains services disponibles : réceptionniste et réception du courrier, conférence téléphonique, aire de détente et de conversation, salle à manger communautaire avec cuisinette, accès internet, avantages et rabais avec des partenaires, etc.

Fonctionnement : le client loue un espace temporaire ou un bureau fermé sur une base mensuelle, occasionnelle ou à la journée. Les salles de conférence peuvent être louées également. Il n’a aucun bail à signer. L’entreprise organise des activités afin de favoriser le réseautage entre ses membres.

Voici une petite vidéo promotionnelle d’un espace de travail collaboratif à Gatineau.

Est-ce que cette opportunité est réalisable dans notre région ? Qu’en pensez-vous ?

Nota Bene

Les idées d’entreprises proposées par Microcrédit KRTB ne servent qu’à alimenter la réflexion de futurs entrepreneurs. Il n’a aucune certitude que l’idée est rentable dans notre région. Un plan d’affaires doit être complété. Nous pouvons vous aider à le rédiger. Contactez-nous.

La fin d’année financière peut être une source d’appréhension pour de nombreux entrepreneurs. Cet article a pour objectif de vous aider à vous préparer à votre fin d’année financière et à vous faire économiser sur les honoraires de votre comptable.

 Voici une mise en situation concernant un entrepreneur du KRTB.

 Mars 2015, dans un bureau de comptable du KRTB

Comptable : Voilà cela termine l’explication de vos états financiers et de votre rapport d’impôt 2014. Avez-vous des questions ?

Moi : Non, non tout est bien clair. Au fait, combien je vous dois ?

Comptable : Vous pouvez voir nos honoraires sur cette feuille.

Moi : Ouin, ce n’est pas donné.

Comptable : Effectivement, surtout que nous avons dû faire des fouilles « archéologiques » dans votre boîte de papiers que vous nous avez remis.

Moi : C’est sûr mais que voulez-vous j’ai toujours autres choses à faire.

Comptable : Vous pourriez économiser en faisant une partie de votre comptabilité et vous allez avoir de l’information pour prendre de meilleures décisions.

Moi : Je sais et je viens de décider que ma résolution 2015 est de faire ma comptabilité régulièrement.

Décembre 2015, dans mon bureau

Moi : Ouin, j’ai encore une grosse boîte de factures, ça va me coûter un bras encore cette année.

Moi : L’an passé, mon comptable m’a dit que je pourrais économiser de l’argent si j’effectuais une partie du travail. Je vais l’appeler au retour des Fêtes

….

Janvier 2016, dans mon bureau au téléphone avec mon comptable

Moi : L’an passé, vous m’aviez dis que je pouvais économiser de l’argent sur mon rapport d’impôt 2015 et mes états financiers. Qu’est-ce que je peux faire ?

Comptable : Je vais vous envoyer notre infographie et une note explicative par courriel. Vous avez toujours la même adresse courriel ?

Moi : Oui, c’est la même adresse. J’espère que ce n’est pas trop compliqué.

Comptable : Non, les explications sont claires. Si vous avez des questions, notre équipe pourra y répondre.

Moi : Merci

Quelques minutes plus tard…

Bing …Voilà le document envoyé par mon comptable

Article.fin.annee.financiere.infographie.v4

Notes explicatives

1ère étape

Sortir les papiers de la boîte et les déposer sur votre bureau.

2e étape

Classer les papiers par mois.

3e étape

A : Déterminer les sources de revenus et les charges d’exploitations de votre entreprise. TRUC : Utilisez les mêmes catégories que celles que votre comptable a utilisé l’an passé. S’il s’agit de votre premier rapport d’impôt, vous pouvez utiliser les catégories utilisées dans le fichier Excel. N’hésitez pas à les modifier pour qu’elles représentent votre entreprise

B : Prendre la pile de papiers du premier mois d’exploitation et trier les pièces justificatives dans l’ordre où elles apparaissent sur le relevé bancaire en distinguant les revenus et les dépenses.

C: Faire le même travail pour chaque mois

4e étape

Ouvrir le fichier Excel
Sommaire.fin.annee.financiere.xlsx

5e étape

 Pour chaque facture de vente : Inscrire le montant de la vente, taxe comprise s’il y a lieu, dans la colonne D du ficher Excel et inscrire le montant avant taxes dans la colonne G mais en négatif et les taxes aux colonnes H et I, aussi en négatif.

6e étape

Pour chaque facture d’achat : Inscrire le montant de la dépense, taxe comprise s’il y a lieu, dans la colonne E du ficher Excel et inscrire le montant avant taxes dans la colonne assignée à la charge d’exploitation et les taxes aux colonnes W et X.

7e étape

S’assurer que le total de chacune des lignes est égal à zéro, voir la colonne Y et que le solde bancaire soit identique à celui inscrit sur le relevé bancaire, voir la colonne F.

8e étape

Sauvegarder votre fichier

Recommencer les étapes 5 à 8 pour chaque mois en utilisant un onglet par mois.

9e étape

Prendre rendez-vous avec votre comptable. Lors de votre rencontre initiale, mentionnez les éléments importants de votre année et n’hésitez pas à poser des questions.

Microcrédit KRTB aimerait remercier Dufour-Leblanc, comptables professionnels agrées pour leur support dans l’élaboration de cet article et de son infographie

Dans cet article, nous parlerons d’efficacité au travail, c’est-à-dire comment faire plus de choses en moins de temps et ainsi libérer du temps libre. Ces habitudes s’appliquent au monde du travail, mais elles peuvent s’appliquer également à la maison et dans notre vie personnelle.

Voici nos 7 habitudes pour être efficace au travail

1. Faire une liste de tâches

La liste de tâche est un incontournable pour améliorer son efficacité au travail. On y inscrit tout mais absolument tout ce que l’on doit faire, car il est facile de justifier qu’une tâche n’existe pas si elle n’est pas notée.

Cette longue liste peut rebuter plus d’une personne car on n’y voit jamais la fin. Pour réduire cette liste on doit pour chaque élément déterminer le moment que l’on accomplira cette tâche et de la noter dans son agenda. On doit également prioriser les tâches et tenir compte du délai de réalisation pour ne pas surcharger ses journées.

N.B. Un article sera publié sur la gestion du temps et de sa liste de tâches. Abonnez-vous à notre infolettre pour recevoir cet article.

2. Décomposer les gros projets

Lorsque nous avons de gros projets à réaliser, il est préférable de diviser le travail en parties. Ces parties seront plus faciles à intégrer dans nos activités quotidiennes. Par exemple, la rédaction d’un plan d’affaires peut sembler être une montagne infranchissable. Alors que si on réparti la tâche en plusieurs éléments tels que le plan marketing, le plan de production, le plan des ressources humaines, l’administration et les états financiers. On aura compléter notre plan d’affaires plus rapidement.

3. Faire une seule chose à la fois

Nos appareils intelligents, la rapidité de l’information et la pression sociale nous font croire que nous pouvons faire plusieurs tâches en même temps. Alors que nous sommes considérablement plus efficaces lorsque l’on se concentre sur une tâche à la fois. Nous réalisons notre tâche en moins de temps, surtout si nous pouvons couper notre connexion internet et de ne pas répondre au téléphone.

4. Débuter avec la tâche la plus importante et complétez-la

En débutant avec la tâche la plus importante ou celle qui nous rebute le plus, nous allons s’en libérer rapidement et on va pouvoir se concentrer sur autre chose durant sa journée et ne pas l’avoir toujours en tête. En plus, on aura le plaisir de cocher cet élément dans notre liste de tâches à faire.

5. Déterminer un temps limité pour chaque tâche

Selon la loi de Parkinson, le temps que l’on utilise pour réaliser une tâche est égal au temps qui lui est affecté, c’est-à-dire que si on ne se donne par un temps limite pour accomplir notre tâche, elle s’étirera jusqu’à prendre tout le temps disponible. De plus, nous sommes plus productifs avec un temps limité.

6. Ranger son espace de travail

Lorsque chaque chose est à sa place, nous ne perdons pas de temps à chercher nos documents, notre crayon ou bien nos clés. N’hésitez pas à vous créer un système de rangement personnalisé avec des codes de couleurs, d’organiser vos classeurs et de prendre le temps de remettre les choses à leur place.

7. Planifier sa journée du lendemain à la fin de la journée

Durant les dix dernières minutes de votre journée, prenez le temps de faire le bilan de votre journée et de cocher les éléments complétés. Par la suite, planifiez votre journée du lendemain en tenant compte des activités déjà planifiées. En fonction du temps restant, choisissez les tâches à effectuer durant cette journée à partir de tâches non accomplies dans la journée et celle de votre liste de tâches. N’oubliez pas qu’il n’est pas recommandé de combler les 8 heures de travail, car il aura des impondérables. Planifier 4 à 5 heures par jour, ainsi pour pourrez parer aux imprévus.

Nous espérons que vous mettrez en application ces sept habitudes et ainsi devenir plus efficace au travail.

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Investisseurs

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 2 253 Heures d'accompagnements

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